PASSO A PASSO PARA A AVALIAÇÃO E REAVALIAÇÃO DE BENS PATRIMONIAIS

SUBPROCESSO (SOMENTE INTERNO)

A avaliação de bens recebidos em doação acontece com base na PORTARIA NORMATIVA Nº 5/2019 em que a atividade deverá seguir o seguinte procedimento:

Constituição de comissões locais responsáveis: A Comissão deverá aplicar o Serão constituídas comissões locais responsáveis pela aplicação do método de avaliação doe material informacional recebido em doação pelo campus. A comissão deverá ser constituída porde no mínimo 3 servidores efetivos, a saber: a) bibliotecário; b) auxiliares de biblioteca e/ou auxiliares ou assistentes administrativos; c) servidores de outros setores, inclusive professores, quando não houver número suficiente de servidores lotados no setor de biblioteca; d) suplentes, sempre que possível. 

A comissão responsável por aplicar o método de avaliação do material informacional recebido pelo campus, deverá ser constituída por 3 servidores efetivos. Serão integrantes da comissão: a) bibliotecário; b) auxiliares de biblioteca e/ou auxiliares ou assistentes administrativos; c) servidores de outros setores, inclusive professores, quando não houver número suficiente de servidores lotados no setor de biblioteca; d) suplentes, sempre que possível. 

Reavaliação do item: O vValor rReavaliado do título recebido em doação, via de regra, será definido por meio da multiplicação do preço médio do item novo, resultante de cotações de preço no mercado, pelo percentual correspondente ao estado de uso e conservação em que se apresenta no ato do recebimento; salvo nas exceções especificadas no 1º passo.

Vida Útil Restante do Item: A vida útil do A vVida Útil Restante do  título recebido em doação é calculada aplicando-se o percentual relativo ao seu estado de uso e conservação, sobre 120 meses, que é considerada a vida útil (total) atribuída às coleções e materiais bibliográficos. No dia 1° de cada mês ou no primeiro dia útil, imediatamente posterior, a comissão receberá do setor de biblioteca o material informacional, recebido em doação e deverá avaliá-los até o dia 10 ou no dia útil, imediatamente posterior, a fim de que haja tempo hábil para a realização dos procedimentos de incorporação ao Patrimônio e para os lançamentos contábeis da unidade gestora, procedendo-se à realização de pesquisa e definição de preço, à apuração do estado físico, do valor reavaliado e da vida útil residual dos títulos.

Significado dos termos utilizados nos Pprocedimentos de incorporação ao Patrimônio e Contabilidade

Pesquisa de Preços:,  são as cotações de preço dos títulos recebidos em doação, pesquisadas  em sites de editoras, de livrarias ou de lojas que vendam livros pela internetsites de editoras, livrarias, etc;.

Estado de Uso e Conservação: São as condiçõesascompreende-se as condições físicas em que se apresentam os títulos recebidos em doação (; é o seu estado físico);.

Valor Reavaliado: , é o é o valor atualizado do item recebido em doação, de acordo com o estado físico em que se apresenta, e que será definido como o valor de entrada do título em doação no patrimônio do IFC;.

A Vida Útil de 120 meses: corresponde a vida útil (total) estabelecida contabilmente para o grupo de material denominado Coleções e Materiais Bibliográficos;.

Vida Útil Residual: é o tempo de vida útil restante que corresponde ao tempo durante o qual o IFC tem a expectativa de que o título recebido em doação possa ser utilizado a partir da data da avaliação, que será base para o cálculo da sua depreciação.

Depreciação: indica o quanto do valor do bem foi utilizado, ou seja,; é a perda de valor de um bem decorrente de seu uso, do desgaste natural ou de sua obsolescência, apurada mensalmente para fins contábeis.

Passo a Passo para realizar a cotação do material e definiçãor do valor de preço de mercado:

Passo 1: A comissão deverá realizar 3 (três) cotações de preços na internet, com base no preço de títulos novos em sites de editoras, de livrarias ou de lojas que vendam livros pela internet, excetuando-se, nesse momento, lojas virtuais de sebos ou de livros usados, considerando 1 preço de capa do título, sem descontos e sem o valor de frete;

Obs.: Se não forem encontradasNão sendo encontradas 3(três) cotações de títulos novos, mas apenas 1(uma) ou 2(duas), os membros da comissão devem utilizar somente o(s) preço(s) encontrado(s) para fazer a média e descrever a justificativa no próprio termo. 

Caso não sejam Não tendo encontrados preços de títulos novos em sites na internet, o valor reavaliado (valor pelo qual o bem deve ser incorporado ao patrimônio do IFC) será apurado de forma diversa pela comissão, através dos procedimentos para as condições que seguem:

Em se tratando de livros com títulos esgotados, para apurar o valor reavaliado, é preciso:

a) aplicar o conceito de similaridade; ou seja, verificar se o mesmo título foi publicado por outra(s) editora(s)(comum especialmente em casos de literatura), considerar, ainda, as especificações físicas (medidas, ilustrações, número de páginas, brochura, capa dura, etc.) e registrar os preços de capa do título similar novo quando encontrado, e quando não encontrado título novo registrar os preços de capa do título usado.

b) no caso de livros com títulos esgotados dos quais não exista edição similar (considerar item igual quando forem da mesma edição, editora e ISBN), deve-se fazer a pesquisa de preços em sebos, considerando-se a descrição do estado físico do item correspondente ao estado físico do item doado e registrar o menor preço encontrado, o qual será estabelecido como valor reavaliado do título doado.

Em se tratando de livros com edição não comercializada para apurar o valor avaliado, buscar por edições similares; ou seja, mesmo título com características físicas semelhantes, e registrar os preços.

Os Em se tratando de títulos de livros com edições não comercializadas e exclusivos para doações, devem atribuir: deverá ser atribuído diretamente como valor reavaliado o valor simbólico estabelecido, como segue:

a) Atribuir o O valor reavaliado simbólico de R$ 15,00(quinze reais) para edições de bolso, as quais têm como característica a medida aproximada de 12cm x 18cm, brochura capa simples, impressa em papel de qualidade menor, poucas ou nenhuma ilustração e/ou desenhos técnicos, formato e impressão simples;

b) OAtribuir o valor reavaliado simbólico de R$ 25,00 (vinte e cinco reais) para edições comuns, tendo como características a medida aproximada de 16cm x 23cm, brochura capa simples, formatação e impressão padrão (boa qualidade) e com ou sem ilustrações e/ou desenhos técnicos;

c) OAtribuir o valor reavaliado simbólico de R$ 40,00 (quarenta reais) para edições comuns, tendo como características a medida padrão aproximada de 16cm x 23cm ou medida grande aproximada de 24cm x 30cm, edições de luxo, impressão em papel de alta qualidade, com muitas ilustrações, imagens, desenhos técnicos e capa dura.;

Passo 2: Calcular o preço médio do item, necessariamente de acordo com seguintes critérios:

1. Se forem obtidos preços do bem novo em sites de livrarias e editoras, faz-se a média exclusivamente de preços de livros novos, não incluindo-se nos cálculos preços de livros usados;.
2. Se os preços pesquisados  em sites de livrarias informarem o preço de venda normal e o preço com desconto, deve-se optar pelo preço de venda normal.
3. Se os preços obtidos forem referentes a sebos, deve-se considerar o menor preço encontrado no sebo para venda daquele título, não sendo necessário fazer a média.
4. Não poderá ser feita a média de preços com fontes diferentes (títulos novos x provenientes de sebos), tendo em vista que para apurar o valor reavaliado dos títulos recebidos em doação, aos preços de títulos novos, resultantes de pesquisas, deverão ser aplicados os fatores de redução para ajustar tais preços ao estado físico (grau de conservação e uso) do título doado, conforme o Anexo I – Tabela de Fatores do Grau de Uso e Conservação de Bens Móveis, e aos títulos com preços de sebo não será aplicada a tabela de redução porque correspondem ao valor de títulos usados, portanto, já consideradas as condições de uso e conservação similares ao item doado.

Passo 3: Concomitantemente ou após à apuração do preço médio de títulos novos, a comissão deverá avaliar o estado de uso e conservação de todos os títulos recebidos em doação, procedendo como segue:

1. examinar o estado físico dos títulos doados, ou seja, as suas condições de uso e conservação;.
2. classificar o estado físico verificado como ótimo ou bom ou regular ou ruim ou muito ruim;.
3. definir o percentual correspondente ao estado físico a ele atribuído, conforme o estabelecido, a seguir, na Tabela de Fatores do Grau de Uso e Conservação de Bens Móveis.

Passo 4: Para apurar o Valor Reavaliado do título recebido em doação, o percentual será aplicado somente quando o preço do título recebido em doação for definido exclusivamente com base em cotações do item novo;.

Obs. Caso não sejam Quando não forem encontradas cotações de preço do título novo, o percentual de uso e conservação não será aplicado sobre o preço de usado ou sobre o preço definido simbolicamente;

Passo 5: O percentual relativo ao estado de uso e conservação de cada um dos títulos deverá ser aplicado sobre o valor da vida útil de coleções e materiais bibliográficos. São, 120 meses, para apurar a sua vida útil restante;

Passo 6: A fórmula para apurar o valor do bem reavaliado será aplicada quando forem encontradas cotações de preços do título novo. Quando em vez de título novo for encontrado preço de título usado, ou quando o título estiver esgotado, ou ainda, quando for de edição não comercializada, o valor do bem reavaliado será definido como: o menor preço encontrado, ou o valor simbólico estabelecido.

Passo 7: Apurar a vida útil residual do título recebido em doação, que corresponde, contabilmente, ao tempo esperado, durante o qual o bem novo adquirido, estará disponível para uso a partir da sua aquisição, que é de 120 meses. A Vida Útil Restante do título recebido, em doação, será resultante da aplicação do percentual de uso e conservação, apurado, conforme o estabelecido, sobre a Vida Útil do grupo Coleções e Materiais Bibliográficos, ao qual pertence, conforme a Tabela Demonstrativa da Apuração da Vida Útil Restante do Título recebido em doação:.

Passo 8: Após realizar a avaliação do bem, é necessário criar uma planilha contendo as seguintes informações:  de número do Termo de doação, Código do item no SIPAC, Denominação do item, Valores de cotação, Média dos valores, Estado de Conservação, Percentual do estado de conservação, Observação, Valor final avaliado, Vida útil padrão de material informacional, Vida útil residual (em meses). deverão ser registradas em uma planilha e  Tais dados deverão ser encaminhadas para o setor de patrimônio, juntamente, com a cópia do termo de doação e os prints das telas das cotações de valores conforme descrito no passo a passo da atividade de Aquisição de materiais recebidos por Doação.

Reavaliação de bens patrimoniais que fazem parte do acervo

A reavaliação de bens será realizada de 4 (quatro) em 4 (quatro) anos e seguirá as diretrizes determinadas pela Pró Reitoria de Administração – PROAD. Serão constituídas comissões locais responsáveis pela reavaliação de bens patrimoniais.

De acordo com  a Portaria normativa 06/2020,  o Processo de Reavaliação tem como objetivo disciplinar os procedimentos relativos à reavaliação, redução ao valor recuperável, depreciação e amortização, exclusivamente, para os bens móveis sob a responsabilidade do Instituto Federal Catarinense – IFC.

Passo a Passo pPara a reavaliação de bens patrimoniais:

Passo 1) Receber da Comissão Local a planilha com referências bibliográficas de livros que serão reavaliados. O recebimento da planilha será em formato excel via Google Drive, para que, conforme trabalho for sendo executado, a planilha seja salva automaticamente. Na planilha, os títulos aparecem de acordo com a tabela abaixo:da seguinte forma:

Passo 2) Ocultar algumas colunas, para facilitar o trabalho (Recomendação);

Passo 3: Antes de pesquisar pelo preço na internet, pesquisar Pesquisar no drive compartilhado pelo CÓDIGO DO MATERIAL (número SIPAC DA COLUNA C) do item que irá avaliar, antes de pesquisar pelo preço na internet,;

Passo 4: Copiar da planilha e colar o CÓDIGO DO MATERIAL no campo de busca do Google Drive + Enter para verificar se a pesquisa do seu item já foi realizada por alguém anteriormente;

Passo 5: Abrir o arquivo e conferir os dados do registro com o item que está avaliando, anotar o(s) valor(es) na(s) coluna(s) correspondente(s), conforme orientação do Passo 18 na Planilha do SIPAC.

Passo 6:  Realizar as pesquisas de preço na Internet, seSe o item não foi localizado na Pasta da PROAD;, realizar as pesquisas de preço na Internet;

Passo 7: Pesquisar primeiramente no site da editora pelo ISBN (se tiver) ou autor + título; 

Exemplo:

Na editora: Vale o preço único. Considerar o preço de capa do material, desconsiderar os descontos e valor de frete;

Passo 8: Se não encontrar no site da editora,  Ppesquisar na Internet por autor + título para localizar nas livrarias, se não encontrar no site da editora.. Lembrando que neste caso não poderão ser mesclados orçamentos de livros novos com orçamento de livro usado, opte pelo orçamento de materiais novos. Aqui também poderá ser aplicado o conceito de similaridade; ou seja, verificar se o mesmo título foi publicado por outra(s) editora(s)(comum especialmente em casos de literatura), considerar, ainda, as especificações físicas (medidas, ilustrações, número de páginas, brochura, capa dura, etc.) e registrar os preços de capa do título similar novo quando encontrado, e quando não encontrado título novo registrar os preços de capa do título usado. 

Exemplo:

Informações adicionais:

Passo 9: Pesquisar em sites de sebos por autor + título, sSe não encontrar  nos sites das livrarias, pesquisar em sites de sebos por autor + título., Nneste caso, somente um orçamento é necessárionecessário. Optar pelo menor valor encontrado, sendo desnecessária a média dos valores. Exemplo de metabuscadores de sebos: https://www.estantevirtual.com.br/   e https://www.traca.com.br/

Passo 11:  Quando o orçamento for localizado (na editora, em sites de pesquisa ou em sebos), fazer o print screen da tela de pesquisa de preço, tomando o cuidado para que apareça a url e a data (dia/mês/ano), colar a página de pesquisa em um arquivo Libre Office. Acima da imagem digitar o código do SIPAC;

Passo 12: Ao Llocalizar na internet o orçamento com o preço do livro,  teclar e PRINT SCREEN para copiar a tela. Abrir o LibreOffice (ou o editor de texto que tiver instalado no seu computador) e colar a captura de tela (CTRL+V);

Obs.: No PRINT SREEN da tela devem constar, necessariamente, os seguintes dados:

1) nome da editora, livraria, distribuidor, sebo, loja, etc;

2) URL (link da página da pesquisa);

3) a denominação: informação da referência bibliográfica que está no campo denominação da planilha: autor, título, edição ano, ISBN, etc;

4) o valor;

5) e as especificações técnicas/atributos do bem.

Caso oCaso, o PRINT SCREENSCRREN da tela não contenha todos os dados, rolare a página, enquadrare os dados faltantes na tela, tirare um print e acrescentare no arquivo editor de texto.

Passo 13:  Acima da captura de tela cColar o número do SIPAC acima da captura de tela que se refere àquele material. Copiar o número do SIPAC da planilha compartilhada pelo Setor de Patrimônio;

Passo 14:  Colar o número do SIPAC acima da tela do orçamento;

Passo 15: Antes de colar o próximo orçamento, clicar nos comandosdar um CTRL+ENTER para inserir uma quebra de página. Refazer o mesmo procedimento descrito acima para o próximo orçamento. Ao finalizar todos os orçamentos encontrados, exportar o arquivo como PDF;

Passo 16: Quando exportar o arquivo para PDF gravar o arquivo com o número do SIPAC como nome em uma pasta própria no computador;

Passo 17: Compartilhar no Google Drive uma cópia do PDF gerado com a pesquisa de preço e compartilhar na Pasta criada pela PROAD para que haja economia de tempo e os outros possam usufruir do trabalho que já foi realizado ;

Passo 18: Digitar na planilha os valores encontrados nas 3 (três) pesquisas, ou, caso contrário, de somente um ou dois valores., Aanotar em Observação a ocorrência de cada caso: editora, usado, esgotado, 1 preço, 2 preços, não comercializado;

Passo 19: Para materiais não comercializados, atribuir valor simbólico conforme o item que estiver sendo reavaliado conforme segue: .

1. Situação 1: Atribuir o valor reavaliado simbólico de R$ 15,00 (quinze reais) para edições de bolso, as quais têm como característica a medida aproximada de 12cm x 18cm, brochura capa simples, impressa em papel de qualidade menor, poucas ou nenhuma ilustração e/ou desenhos técnicos, formato e impressão simples. 
2. Situação 2: Atribuir o valor reavaliado simbólico de R$ 25,00 (vinte e cinco reais) para edições comuns, tendo como características a medida aproximada de 16cm x 23cm, brochura capa simples, formatação e impressão padrão(boa qualidade) e com ou sem ilustrações e/ou desenhos técnicos. 
3. Situação 3:  Atribuir o valor reavaliado simbólico de R$ 40,00 (quarenta reais) para edições comuns, tendo como características a medida padrão aproximada de 16cm x 23cm ou medida grande aproximada de 24cm x 30cm, edições de luxo, impressão em papel de alta qualidade, com muitas ilustrações, imagens, desenhos técnicos e capa dura.” 

Passo 20: Registrar o nome de quem digitou os dados de valor na planilha para controle interno; 

Passo 21:  Ao finalizar a pesquisa de preços, os PDFs individuais deverão compor um só PDF que será nomeado por código de material, seguido do nome da pessoa em um único PDF e entregue ao presidente da Comissão de Avaliação local. Como por exemplo: Grupo 5218 – RosálvioSartortt.