O inventário de acervo de materiais bibliográficos é uma tarefa periódica realizada na Biblioteca que consiste na conferência de informações de itens como livros, teses, periódicos e outros, que estão organizados no espaço físico da biblioteca e registrados no Sistema Pergamum, bem como o processo reverso. 

Tutoriais e Documentos sobre Inventário

Tutorial para Reposição de acervo

Tutorial para fazer Termo Circunstanciado Administrativo – Corregedoria IFC

Orientação para avaliação de livros do inventário de 2020 

Passo a Passo para realização do inventário

Instruções: Utilizar computadores com o sistema operacional Windows e  Planilha eletrônica Libre Office Calc Versão 4.2.0.4,  conforme modelo no link Planilha para coleta de dados para utilizar no Inventário;

Passo 1:  Numerar a planilha com cada face das estantes, de forma sequencial e que cada face seja salva em um arquivo diferente;

Passo 2:  Ler os códigos de barras dos materiais bibliográficos;

OBS:  Caso use o leitor de código de barras, o código deve seguir automaticamente para a próxima célula abaixo depois de cada leitura. Se o código for digitado manualmente, deve ser posicionado na próxima célula, antes de continuar  a utilizar o leitor.

Passo 3: Na coluna C (Situação) será exibida a situação do código, com a Informação OK. Caso haja algum erro de leitura do código, será exibido a informação Verificar.

Passo 4: Conferir o número do código de barras que consta na planilha com o código de barras do material bibliográfico. Caso exista algum erro de código, corrigir o mesmo na planilha e digitar um OK e por fim, separar o material para  troca de etiqueta. Se o número do código de barras tanto na planilha  quanto no material bibliográfico estiverem iguais, e mesmo assim for recusado pela planilha, separar para verificação manual no cadastro de exemplar do Sistema Pergamum.

OBS: Quando a coluna da célula A estiver vazia aparecerá a mensagem de Erro 502. As colunas marcadas em amarelo contém a fórmula de verificação e não devem ser alteradas.

Passo 5: Após realizar a leitura de todos os códigos de barra, copiar a coluna dos códigos para um arquivo TXT no bloco de notas;

Passo 6: Abra o bloco de notas (Notepad) do Windows.;

Passo 7: Selecionar a coluna A inteira da Planilha, use o comando Copiar, para copiar o conteúdo

Passo 8: Colar o conteúdo no bloco de notas;

Passo 9: Salvar o arquivo do Bloco de notas com o nome da face correspondente e no formato TXT. Ex. Estante 01, ou Estante 001 se tiver mais de 50 estantes;

Passo 10: Abrir uma pasta com o título Inventário e inserir os arquivos numerados por estantes. O nome de arquivo criado no inventário NÃO pode ser acentuado;

Passo 11: Acessar o Sistema Pergamum, clicar na aba Catalogação e depois em Inventário:

Passo 12: Cadastrar os dados do inventário, menos a data de finalização ou o Sistema não permitirá a leitura dos arquivos em TXT.

Passo 13: Cadastrar as áreas de conhecimento para serem comparadas no inventário. Cadastrar as áreas de conhecimento manualmente;

Passo 14: Acessar a aba Leitura, descarregar todos os arquivos, preencher os dados, inserindo o código de usuário que realizou a leitura, para  posteriormente habilitar o comando carregar arquivo. 

OBSERVAÇÕES: 

• Não é possível  carregar arquivos em blocos, tem que ser um a um. Toda vez que você mudar de aba tem que recarregar o inventário que você está trabalhando clicando no número do inventário. 
• Como separador utilizar ENTER.
•  Para revisar os arquivos que já foram inseridos, executar o Relatório  3 – Estatísticas dos dados dos coletores dentro do módulo de inventário.

Passo 15: Ao terminar de carregar os arquivos, clicar na aba Atualização Final, em Situação e Localização escolher a opção Disponível no acervo e clicar em “Processar”. Será processada uma listagem do que está faltando.

OBS: Não clicar em Excluído, Não Localizado ou outra opção qualquer, pois o Pergamum altera a situação de cada um desses exemplares não encontrados na Leitura e posteriormente não será possível mais pesquisar no Sistema, exceto pelo catálogo topográfico.

Passo 16: Clicar na aba “Relatórios”, clicar no número do inventário e no número do relatório que deseja. Por exemplo, Relatório 7 (Relação de exemplares desaparecidos por ordem de classificação).

OBS: Alguns dos relatórios não funcionam, ficam processando mas não dão resultados. 

OBSERVAÇÕES GERAIS:

• Caso você tenha alterado anteriormente a situação do exemplar desaparecido para 4 (Não Localizado), os dados não vão coincidir com os do relatório de inventário. Os exemplares alterados anteriormente não aparecerão como não localizados no relatório. Será necessário ir na aba Relatórios e tirar um relatório por situação de exemplar.
• O Sistema aceita criar mais de um inventário com o mesmo título/número de inventário. Desse modo, é preciso ficar atento para não colocar o mesmo título já existente em seu inventário.