Inclusão

Exemplar

Este tutorial orienta o servidor a preencher os dados essenciais de inclusão de exemplares adquiridos por compra e por doação.

Passo a passo para iInclusão de exemplar

Orientações de como preencher os dados essenciais de inclusão de exemplares adquiridos por COMPRA:

Passo 1: Acessar o Sistema Pergamum, no menu à esquerda clicar em Catalogação > Cadastro;

Passo 2: Digitar o número do acervo + Tab;

Passo 3: Clicar na aba exemplares;

Na tela de Cadastro, preencher os dados dos exemplares conforme segue:

Quantidade: digitar a quantidade de exemplares que será incluída;
Número do exemplar: não é necessário preencher;
Volume: utilizar apenas se no exemplar constar informação sobre volume. Preencher apenas com o número do volume (não incluir “v.”);
Tomo: utilizar apenas se no exemplar constar informação sobre tomo. Preencher apenas com o número do tomo (não incluir “t.”);
Informação adicional: se os exemplares adquiridos forem reimpressão, preencher conforme dados de reimpressão da seguinte forma: 13ª reimpr. 2013;
Unidade de informação: preencher com o número correspondente à biblioteca ou clicar no ícone para consultar e selecionar a biblioteca;
Fornecedor: preencher com o número correspondente ao fornecedor ou clicar no ícone para consultar e selecionar o fornecedor;
Situação: selecionar de acordo com as situações dos exemplares;
Localização: selecionar de acordo com as localizações dos exemplares;
Unidade organizacional: informar o curso ou unidade/setor para o qual os exemplares foram comprados;
Tipo de empréstimo: selecionar o tipo de empréstimo dos exemplares. Recomenda-se que:

De 1 a 4 exemplares da mesma edição: nenhum exemplar será de “Consulta local”;

De 5 a 10 exemplares da mesma edição: 1 exemplar será de “Consulta local”;

De 11 a 20 exemplares da mesma edição: 2 exemplares serão de “Consulta local”;

Acima de 21 exemplares da mesma edição: 3 exemplares serão de “Consulta local”;

Obras de literatura terão o empréstimo “Normal”.

Preferencialmente aplicar a “Consulta local” nos exemplares de números iniciais (1, 2, 3).

Coleção interna: selecionar a coleção dos exemplares. Para os materiais de literatura vincular os exemplares na coleção “1 – Livros de literatura”, para os materiais irão para o repositório, vincular os exemplares na coleção “2 – Repositório”, para os materiais destinados a atender usuários com deficiência visual, vincular os exemplares na coleção “3 – Acessibilidade Informacional”;
Observação interna: preencher de acordo com alguma observação particular dos exemplares (a observação interna não será visualizada na consulta externa);
Tipo de suporte: selecionar de acordo com o tipo de suporte dos exemplares;
Número de patrimônio: preencher com o número de patrimônio determinado pelo Setor de Patrimônio. Se estiver inserindo mais do que um exemplar, os demais serão criados automaticamente na ordem sequencial de patrimônio. Se utilizar este campo, marque a opção “Patrimoniável“, para que os exemplares sejam recuperados pelo no relatório 96 do Pergamum;
Modo de aquisição: selecionar 1- COMPRA;
Data de aquisição: preencher de acordo com a data da Nota Fiscal;
Valor: preencher de acordo com o valor dos exemplares descritos na Nota Fiscal (atenção ao valor final do bem, que geralmente vem com desconto); Para livros com materiais adicionais (CD, DVD, etc.): insira o valor apenas no cadastro do livro; no cadastro do material adicional, deixar o valor em branco.
Procedência de aquisição: Preencher o número do empenho conforme segue: 2021NE800555;
Nota fiscal: preencher o número da nota fiscal;
Alerta de devolução: caso seja necessário, inserir informação referente ao alerta de devolução;
Alerta de empréstimo: caso seja necessário, inserir informação referente ao alerta de empréstimo;
Clicar em Inserir para que os exemplares sejam incluídos no acervo.

Orientações de como preencher os dados essenciais de inclusão de exemplares adquiridos por DOAÇÃO:

Passo 1: Acessar o Sistema Pergamum, no menu à esquerda clicar em Catalogação > Cadastro;

Passo 2: Digitar o número do acervo + Tab;

Passo 3: Clicar na aba exemplares;

Na tela de Cadastro, preencher os dados dos exemplares conforme segue:

Quantidade: digitar a quantidade de exemplares que será incluída;
Número do exemplar: não é necessário preencher;
Volume: utilizar apenas se no exemplar constar informação sobre volume. Preencher apenas com o número do volume (não incluir “v.”);
Tomo: utilizar apenas se no exemplar constar informação sobre tomo. Preencher apenas com o número do tomo (não incluir “t.”);
Informação adicional: se os exemplares adquiridos forem reimpressão, preencher conforme dados de reimpressão da seguinte forma: 13ª reimpr. 2013;
Unidade de informação: preencher com o número correspondente à biblioteca ou clicar no ícone para consultar e selecionar a biblioteca;
Fornecedor: não preencher;
Doador: preencher com o número correspondente ao doador ou clicar no ícone para consultar e selecionar o doador. Se o doador não estiver cadastrado, faça o cadastro do nome na ordem direta;
Situação: selecionar de acordo com as situações dos exemplares;
Localização: selecionar de acordo com as localizações dos exemplares;
Unidade organizacional: não preencher;
Tipo de empréstimo: selecionar o tipo de empréstimo dos exemplares. Recomenda-se que:

De 1 a 4 exemplares da mesma edição: nenhum exemplar será de “Consulta local”;

De 5 a 10 exemplares da mesma edição: 1 exemplar será de “Consulta local”;

De 11 a 20 exemplares da mesma edição: 2 exemplares serão de “Consulta local”;

Acima de 21 exemplares da mesma edição: 3 exemplares serão de “Consulta local”;

Obras de literatura terão o empréstimo “Normal”.

Preferencialmente aplicar a “Consulta local” nos exemplares de números iniciais (1, 2, 3).

Coleção interna: selecionar a coleção dos exemplares. Para os materiais de literatura vincular os exemplares na coleção “1 – Livros de literatura”, para os materiais irão para o repositório, vincular os exemplares na coleção “2 – Repositório”, para os materiais destinados a atender usuários com deficiência visual, vincular os exemplares na coleção “3 – Acessibilidade Informacional”;
Observação interna: preencher de acordo com alguma observação particular dos exemplares (a observação interna não será visualizada na consulta externa);
Tipo de suporte: selecionar de acordo com o tipo de suporte dos exemplares;
Número de patrimônio: preencher com o número de patrimônio determinado pelo Setor de Patrimônio. Se estiver inserindo mais do que um exemplar, os demais serão criados automaticamente na ordem sequencial de patrimônio. Se utilizar este campo, marque a opção “Patrimoniável“, para que os exemplares sejam recuperados pelo no relatório 96 do Pergamum;
Modo de aquisição: selecionar 2 – DOAÇÃO (após descrever o doador, esta opção é selecionada automaticamente);
Data de aquisição: preencher de acordo com a data da doação descrita no Termo de Doação;
Valor: preencher de acordo com o valor final do bem avaliado (descrito na planilha do Patrimônio). Para livros com materiais adicionais (CD, DVD, etc.): insira o valor apenas no cadastro do livro; no cadastro do material adicional, deixar o valor em branco;
Procedência de aquisição: não preencher;
Nota fiscal: não preencher;
Alerta de devolução: caso seja necessário, inserir informação referente ao alerta de devolução;
Alerta de empréstimo: caso seja necessário, inserir informação referente ao alerta de empréstimo;
Clicar em Inserir para que os exemplares sejam incluídos no acervo.

Orientações de como preencher os dados essenciais de inclusão de exemplares que são Materiais adicionais:

Inserir primeiramente os exemplares principais aos quais os materiais adicionais ficarão vinculados;
Material adicional: selecionar a opção “sim”;
Exemplar principal: preencher com o número do primeiro exemplar principal ao qual o material adicional ficará vinculado. Os demais exemplares (no caso de mais de um) serão automaticamente vinculados aos exemplares já existentes;
Tipo de obra: selecionar o tipo de obra do material adicional;
Observação adicional: caso necessário, preencher a observação;
Clicar em Inserir para que os exemplares sejam inseridos no acervo.

Exclusão de exemplar

O motivo de exclusão deve ser preenchido de acordo com o Manual de Desenvolvimento de Coleções.

Nos exemplares que serão descartados é colocado o carimbo de ANULADO sobreposto aos carimbos de identificação da biblioteca.

Passo 1: Acessar o Sistema Pergamum, no menu à esquerda clicar em Catalogação > Cadastro;

Passo 2: Digitar o número do acervo + Tab;

Passo 3: Clicar na aba exemplares;

Passo 4: Clicar no lápis ao lado do exemplar que deseja excluir, no campo situação escolher a opção Excluído e informar o Motivo da exclusão;

Passo 5: Clicar em Alterar para salvar as informações alteradas no exemplar.

Reposição de exemplar danificado ou extraviado

A reposição ocorre quando um exemplar que estava sob responsabilidade de um usuário é extraviado ou danificado. Para a reposição, o servidor responsável pelo atendimento do usuário, deve:

Passo 1: Preencher o formulário para reposição de material bibliográfico;

Passo 2: Encaminhar ao processamento técnico o exemplar reposto junto com o formulário preenchido.

Exclusão do exemplar extraviado/danificado

Seguir o mesmo passo a passo para Exclusão de exemplar, incluindo o motivo – material extraviado ou danificado.

Passo 1: Acessar Catalogação > Cadastro > Digitar o número do acervo + Tab;

Passo 2: Na aba Exemplar, clicar no lápis ,ao lado, do exemplar que deseja excluir, no campo situação escolher a opção Excluído e informar o Motivo da exclusão: “Exemplar extraviado pelo usuário com nº de matrícula XXXXXXX”.

Passo 3: Clicar em Alterar.

Inclusão do exemplar reposto

Passo 1: Seguir o mesmo passo a passo de inclusão de exemplar descrito anteriormente, acrescentando no item Nota – Exemplar: “Reposição do exemplar XXXXXX” (especificar o número do exemplar extraviado e que está sendo substituído).

Passo 2: Selecionar “Reposição” como modo de aquisição;

Passo 3: Clicar em Inserir

Caso a obra reposta não seja idêntica à extraviada ou danificada, apresentando, ano ou edição diferente, encaminhar para o Processamento Técnico para realizar a catalogação do item). Ao inserir o exemplar, preencher no campo Nota – Exemplar: “Reposição do exemplar XXXXXX (especificar o número do exemplar extraviado) esgotado“. Neste caso, as demais informações do exemplar são as descritas para Reposição de exemplar do mesmo acervo.