O que é o Mapeamento de Processos?

O mapeamento de processos é um método que permite que as organizações conheçam, desenvolvam e aperfeiçoem suas rotinas de trabalho, promovendo o alcance dos resultados pretendidos, com otimização do tempo, minimização de falhas e riscos, identificação e eliminação de gargalos, além de proporcionar uma visão geral de tais processos, tornando transparentes todas as atividades desenvolvidas na organização (PAVANI JUNIOR; SCUCUGLIA, 2011 apud RIZZETTI et al, 2016). 

Hierarquia dos Processos

Níveis Hierárquicos dos Processos

Como surgiu a ideia de mapeamento de processos no contexto das bibliotecas do IFC?

a) Demanda identificada nos níveis da DEPE/Campus Camboriu; da Reitoria do IFC e das Bibliotecas com foco para o  aprimoramento dos fluxos de trabalho, de modo a otimizar a identificação de riscos para o Relatório de Gestão de Riscos;

b) Criação de  um grupo informal pela DEPE do IFC – Campus Camboriú com reuniões semanais em 2020 e 2021. Como consequência, decidiu-se realizar um trabalho piloto com a Biblioteca do IFC – Campus Camboriú;

c) Estudos, pesquisas e consultas técnicas foram realizadas. Destaca-se a colaboração da Bibliotecária Tatiana Rossi (UFSC) em função do trabalho de mapeamento de processos realizado na sua instituição;

O que já foi realizado? Etapa I

O grupo informal criado para apresentar uma proposta de mapeamento de processos no âmbito das bibliotecas realizou:

a) realização de um levantamento de todas os processos/atividades que já possuíam suas descrições mapeadas no nível do SIBI/IFC;

b) organização de um  mapa mental de forma a estabelecer agrupamentos e categorização dentro de processos , subprocessos e atividades/tarefas;

c) atualização da descrição de todas os processos/ atividades já mapeadas;

d) descrição de atividades desenvolvidas e ainda não descritas;

e) reorganização do mapa mental visando se adequar ao que foi proposto pela reitoria durante a oficina sobre mapeamento de processos e gestão de risco para o SIBI; 

f) socialização do mapeamento dos processos, subprocessos e atividades com o grupo de bibliotecários do IFC para contribuições de revisões e

g) Aprovação no dia 20/10 de uma matriz que padroniza os processos e subprocessos relacionados ao macroprocesso – Gestão de bibliotecas no âmbito do IFC

Situação atual – Mapeamento no contexto das bibliotecas do IFC

Atividades em andamento –  Etapa II/2021

1) Servidores das bibliotecas do IFC estão realizando revisões das atividades já mapeadas e ajustes finais (Prazo até dia 16/11/2021);

2) Analisar e discutir os pontos polêmicos encontrados nas revisões, buscando a padronização dos processos e rotinas (Prazo até final de novembro de 2021. Quem executará? Servidores das Bibliotecas);

3) Descrever o passo a passo de diversas atividades desenvolvidas, porém não descritas formalmente (Prazo até final de dezembro 2021. Quem executará? Servidores das Bibliotecas do IFC).

Atividades em andamento –  Etapa II/2022

1) Construir os fluxogramas das atividades mapeadas, tendo-se como prioridade as atividades que apresentem maior risco (Prazo à definir. Quem executará? Servidores das Bibliotecas do IFC que já possuam conhecimento no uso do software BIZAGI ou tenham interesse em aprender);

2)Fazer a análise de riscos das atividades mapeadas (Prazo: primeiro semestre de 2022. Quem executará? Servidores de cada Biblioteca do IFC);

3)Disponibilização no site do SIBI do IFC dos mapeamentos e fluxogramas desenvolvidos (Prazo até final de 2022. Quem executará? À definir. Como vai ser organizado no site: à definir).

Quais os resultados esperados?

a) Ter o macroprocesso e seus processos, subprocessos, atividades e tarefas de trabalho identificados, descritos e atualizados; 

b) Padronizar os fluxos de trabalho das Bibliotecas do IFC;

c) Revisar as atividades e eliminar tarefas desnecessárias;

d) Melhorar o nível de qualidade dos serviços prestados;

e) Agilizar mudanças na forma de apresentação dos fluxos de  trabalho que contribuam para a autonomia do usuário nas diversas solicitações;

f) Facilitar a definição de objetivos/metas e o cumprimento;

g) Contribuir na identificação dos riscos no contexto da gestão de risco das bibliotecas;

h) Proporcionar ainda mais transparência dos fluxos de trabalho por meio da publicação dos resultados no site do SIBI e dos sites das bibliotecas, entre outros.

Mapa mental das Bibliotecas do IFC

Mapa mental das Bibliotecas do IFC: Gestão do Acervo

Mapa mental das Bibliotecas do IFC: Gestão de Serviços ao Usuário

Mapa mental das Bibliotecas do IFC: Gestão do Usuário

Mapa mental das Bibliotecas do IFC: Gestão do Usuário/Multa

Atividade : Capacitação de Usuários

Atividade : Empréstimo Domiciliar

Atividade : Empréstimo entre Bibliotecas

O empréstimo entre bibliotecas possibilita o compartilhamento de acervos entre as Bibliotecas do IFC, ampliando, assim, as possibilidades de acesso à informação aos usuários cadastrados. Os usuários só podem solicitar materiais bibliográficos que não existem na Biblioteca onde está cadastrado e devem estar sinalizadas como empréstimo “normal”. Caso tenha dúvidas, acesse o link Empréstimo entre Bibliotecas do IFC ou o Regulamento do SIBI.

Como solicitar empréstimo de obras disponíveis em outras Bibliotecas do IFC:

Passo 1: Entrar na Consulta ao Acervo:

Passo 2: Realizar a busca do material desejado e verificar se realmente o material bibliográfico não existe na biblioteca do seu Campus:

Passo 3: Clicar em Exemplares para verificar se existem materiais bibliográficos disponíveis (Empréstimo Normal):

Passo 4: Preencher os campos solicitados e clicar em Confirmar. A Biblioteca detentora do material bibliográfico receberá o pedido, e após análise de viabilidade de empréstimo, será enviada pelo malote para a Biblioteca à qual o usuário está cadastrado. Se o e-mail do usuário estiver cadastrado corretamente, receberá uma notificação comunicando que o material se encontra disponível para empréstimo.

Atenção:

➔ O transporte dos materiais solicitados entre as Bibliotecas do IFC é realizado via malote e sem ônus para o usuário;

➔ O usuário solicitante será notificado por e-mail quando o material solicitado chegar à Biblioteca em que o usuário encontra-se cadastrado, por isso é importante manter o cadastro atualizado e estar atento ao recebimento de e-mails, inclusive observando a caixa de spam;

➔ Com relação a perdas e danos de materiais bibliográficos emprestados de outras Bibliotecas, a responsabilidade pela cobrança é da Biblioteca que efetivou o empréstimo.

➔ O livro emprestado de outra biblioteca pode ser renovado pelo usuário, caso não tenha reserva ou outra solicitação de empréstimo.

Referências

MOREIRA, Elzeni Alves. Gestão e Mapeamento de Processos nas Instituições Públicas: um estudo de caso na Diretoria de Administração de Pessoal da Universidade Federal do Rio Grande do Norte. 2016. 106f. Dissertação. (Mestrado Profissional em Gestão Pública) – Universidade Federal do Rio Grande do Norte. Natal, 2016. Disponível em: https://repositorio.ufrn.br/jspui/bitstream/123456789/20829/1/ElzeniAlvesMoreira_DISSERT.pdf.  Acesso em: 22 out. 2021.

PAVANI JUNIOR, Orlando; SCUCUGLIA, Rafael. Mapeamento e Gestão por Processos – BPM. São Paulo: M. Books, 2011.

RIZZETTI, Danielle Medianeira, et al. Padronização de Processos em uma Instituição Pública de Ensino Superior Brasileira. Caderno Profissional de Administração – UNIMEP, v.6, n.1, p. 1-21. 2016. Disponível em: http://www.cadtecmpa.com.br/ojs/index.php/httpwwwcadtecmpacombrojsindexphp/article/view/94/92 Acesso em: 22 out. 2021.. 

ROSSI, Tatiana; ANTUNES, Cristiano Motta. Biblioteca Mapeada: documentando processos na BU/UFSC. In: GRANTS, Andréa Figueiredo Leão; BEM, Roberta Moraes de. A construção de saberes: protagonismo compartilhado em serviços e inovações na Biblioteca Universitária da UFSC. Florianópolis: BU Publicações/UFSC, 2018. Disponível em: https://repositorio.ufsc.br/bitstream/handle/123456789/192743/AConstrucaodeSaberes.pdf?sequence=3&isAllowed=y. Acesso em 22 out. 2021.

VILLELA, Cristiane da Silva Santos. Mapeamento de Processos como Ferramenta de Reestruturação e Aprendizado Organizacional. 2000. 182f. Dissertação. (Mestrado em Engenharia da Produção e Sistemas) – Universidade Federal de Santa Catarina. Florianópolis: 2000. Disponível em: https://repositorio.ufsc.br/bitstream/handle/123456789/78638/171890.pdf?sequence=1&isAllowed=y.  Acesso em: 22 out. 2021